Wie Sie Ihr Geschäft transformieren und das Wachstum Ihres Unternehmens vorantreiben

Ein eigenes Unternehmen zu führen, ist keine einfache Aufgabe. Vom frühen Morgen bis zum späten Abend jonglierst du mit unzähligen Aufgaben – führst dein Team in einem Moment und tauchst im nächsten in Marketingstrategien ein.

Wenn du im E-Commerce tätig bist, trägst du wahrscheinlich noch mehr Hüte – einer davon könnte das manuelle Verwalten deiner E-Mail-Kampagnen sein. Dein Tag ist randvoll, deine To-do-Liste endlos, und du verfasst und versendest mühsam E-Mails an deine Kundschaft.

Klingt anstrengend, oder?

Es gibt eine bessere Lösung – sie heisst E-Mail-Automation.

Was ist E-Mail-Automation?

E-Mail-Automation ist dein digitaler Postbote: Sie liefert die richtige Nachricht zur richtigen Zeit an die richtige Person. Doch im Gegensatz zur Post macht E-Mail-Automation am Wochenende keine Pause.

Angenommen, du betreibst eine lokale Bäckerei und hast jeden Nachmittag überschüssiges Gebäck. Statt täglich manuell eine E-Mail zu versenden, richtest du ein automatisiertes System ein.

Oder du betreibst ein Hotel

Ein modernes Hotel erhält täglich zahlreiche E-Mails von Gästen – zu Buchungen, Anfragen zu Anreisezeiten, Zimmer-Upgrades, Stornierungen oder Sonderwünschen. Um den Aufwand zu reduzieren und gleichzeitig den Service zu verbessern, setzt das Hotel eine automatisierte E-Mail-Bearbeitung ein.

Wenn eine E-Mail im Posteingang eingeht, erkennt ein Automationssystem anhand von Schlüsselbegriffen den Inhalt der Nachricht. Schreibt zum Beispiel ein Gast:

„Hallo, ich möchte wissen, ob ich meine Buchung für das Wochenende auf ein Deluxe-Zimmer upgraden kann.“

... wird die E-Mail automatisch dem Status „Upgrade-Anfrage“ zugewiesen.

Anhand der E-Mail-Adresse oder Buchungsnummer kann das System die bestehende Reservierung zuordnen. Danach prüft es automatisch die Verfügbarkeit des gewünschten Zimmers für das angefragte Datum.

Wenn ein Upgrade verfügbar ist, erhält der Gast automatisch eine E-Mail wie:

Sehr geehrte/r Frau/Herr,
wir freuen uns, Ihnen mitteilen zu dürfen, dass ein Deluxe-Zimmer für Ihre Buchung vom 14. bis 16. Juni verfügbar ist. Das Upgrade kostet CHF 40 pro Nacht. Möchten Sie dieses bestätigen?
Freundliche Grüsse, Ihr Hotel Sonnenglanz-Team

Ist kein Upgrade möglich, wird ebenfalls automatisch höflich abgesagt oder die Anfrage mit dem Status „Manuelle Bearbeitung nötig“ an den Empfang weitergeleitet.

Alle Anfragen werden mit einem Status-Tag versehen, z. B.:

• „Erledigt – automatische Antwort gesendet“
• „Nachfassen erforderlich“
• „Weiterleitung Rezeption“
• „Dringend – Anreise innerhalb 24h“

So hat das Hotelteam stets den Überblick über offene Anliegen, kann Prioritäten setzen und sieht, welche Fälle bereits automatisiert bearbeitet wurden.

Am Ende jeder Woche erstellt das System automatisch einen Bericht mit Kennzahlen wie:

• Anzahl bearbeiteter Anfragen
• Anteil automatischer vs. manueller Antworten
• Häufigste Anfragekategorien
• Durchschnittliche Antwortzeit

Der Vorteil? E-Mail-Automation schläft nie – und lässt deine Kundschaft sich wertgeschätzt und verbunden fühlen.

Dein Leitfaden zur E-Mail-Automation

Warum E-Mail-Automation wichtig ist

E-Mail-Automation ist ein leistungsstarkes Marketinginstrument, das die Geschäftswelt nachhaltig verändert.

Mehr als die Hälfte aller Unternehmer (59 %) setzt den Ausbau ihrer E-Mail-Automation ganz oben auf die Prioritätenliste. Die Gründe dafür sind klar: Automatisierte E-Mails sparen Zeit, steigern die Marketingeffizienz und verbessern das Kundenerlebnis.

Im Folgenden findest du die 10 wichtigsten Vorteile der E-Mail-Automation für kleine und mittlere Unternehmen – ergänzt durch Beispiele, wie sowohl Online- als auch stationäre Betriebe davon profitieren können:

Zeitersparnis

Ein Hotel automatisiert die Kommunikation mit Gästen rund um den Aufenthalt, um Zeit zu sparen und den administrativen Aufwand an der Rezeption zu reduzieren.

Beispiele:

Sobald eine Buchung eingeht, startet eine automatisierte E-Mail-Serie:

• Willkommensmail: Direkt nach der Buchung erhält der Gast eine automatisierte Nachricht mit Buchungsdetails, Informationen zur Anreise und häufig gestellten Fragen.
• Vorab-Check-in: Zwei Tage vor der Anreise wird automatisch eine E-Mail versendet mit einem Link zur Vorab-Datenerfassung, damit der Check-in vor Ort schneller abgewickelt werden kann.
• Follow-up-Mail: Nach dem Check-out wird automatisch eine Dankesnachricht mit der Bitte um eine Bewertung gesendet. Optional erhält der Gast einen Rabattcode für die nächste Buchung.

Vorteil: Das Hotelteam spart täglich mehrere Stunden an wiederkehrenden Aufgaben wie dem Versenden von Bestätigungen, dem Erfassen von Gästedaten oder dem Nachfassen nach dem Aufenthalt – und kann sich stattdessen auf den persönlichen Service vor Ort konzentrieren.

Höhere Marketingeffizienz

Automatisierungstools bieten Funktionen wie A/B-Tests und Zielgruppensegmentierung, die dir ermöglichen, verschiedene Botschaften zu testen und gezielt auszusteuern.

Beispiele:
Eine E-Learning-Plattform nutzt Segmentierung, um passende Kursvorschläge basierend auf Nutzerverhalten zu verschicken, und testet Betreffzeilen per A/B-Test.
Ein Fitnesscenter testet verschiedene Angebote an unterschiedliche Zielgruppen wie Studierende, Berufstätige und Senior:innen.

Besseres Kundenerlebnis

Personalisierte, automatisierte E-Mails schaffen ein angenehmeres Einkaufserlebnis und führen zu mehr Engagement und Umsatz.

Beispiele:
Ein Online-Buchladen versendet personalisierte Buchempfehlungen auf Basis vergangener Käufe.
Ein Spa erinnert seine Kundschaft am Jahrestag ihrer Mitgliedschaft mit einem Gratisservice oder einem Rabatt – das schafft Wertschätzung.

Lead-Conversion steigern

Automatisierte, gezielte Nachrichten motivieren zur weiteren Interaktion – z. B. zum Abschluss eines Kaufs.

Beispiele:
Ein Gadget-Onlineshop erinnert automatisch an verlassene Warenkörbe.
Ein Autohaus sendet Follow-up-Mails nach Probefahrten mit einem Kaufanreiz.

Kundenbindung fördern

Regelmässige, personalisierte Inhalte halten bestehende Kund:innen aktiv und loyal.

Beispiele:
Ein SaaS-Unternehmen versendet laufend nützliche Infos zur Nutzung seiner Software.
Ein Restaurant versendet exklusive Angebote an wiederkehrende Gäste.

Personalisierung

Personalisierte E-Mails schaffen Nähe und erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass Kund:innen reagieren.

Beispiele:
Ein Mode-Onlinehändler empfiehlt passende Produkte auf Basis vorheriger Käufe.
Ein Blumengeschäft schlägt saisonale Blumen oder Anlässe wie Valentinstag vor.
Ein Shop für personalisierte Tassen erinnert an Jubiläen mit passenden Angeboten.

Umsatzsteigerung

Automatisierte Mails fördern Verkäufe durch gezielte Angebote, Rabatte oder Empfehlungen.

Beispiele:
Ein Musik-Streamingdienst bewirbt Kopfhörer oder Konzerttickets, basierend auf bisherigen Käufen.
Ein Möbelhaus bietet Zusatzservices wie Einrichtungsberatung oder Garantieverlängerung an.

Beziehungspflege zur Kundschaft

Regelmässige, relevante Kommunikation fördert den Beziehungsaufbau.

Beispiele:
Ein Blog bedankt sich bei neuen Abonnent:innen mit einem automatisierten Willkommensmail und gibt einen Ausblick auf künftige Inhalte.
Ein Salon teilt in E-Mails Beauty-Tipps oder informiert über neue Produkte und Dienstleistungen.

Datenbasierte Optimierung

E-Mail-Automation liefert wertvolle Kennzahlen, die helfen, Kampagnen zu verbessern.

Beispiele:
Ein Online-Supermarkt analysiert die besten Versandzeiten für optimale Öffnungsraten.
Eine Buchhandlung prüft, welche Autor:innen-Events durch E-Mails den grössten Ladenverkehr erzeugen.

Skalierbarkeit

E-Mail-Automation ermöglicht personalisierte Kommunikation, auch wenn deine Zielgruppe stark wächst.

Beispiele:
Ein schnell wachsender E-Commerce-Shop stellt sicher, dass jede:r neue Kund:in eine personalisierte Willkommensmail erhält.
Eine Restaurantkette versendet ortsbasierte Angebote für Lieblingsfilialen, auch bei mehreren Standorten.

Fazit

E-Mail-Marketing-Automation ermöglicht es Unternehmen, ihre Kommunikation zu skalieren, Kundenbeziehungen zu stärken und Conversions zu steigern – und das bei gleichzeitiger Zeit- und Ressourcenersparnis. Für eine erfolgreiche Umsetzung braucht es strategische Planung, zielgerichtete Inhalte, kontinuierliches Monitoring sowie regelmässige Optimierung.

Dabei spielen Faktoren wie Versandzeitpunkt, Frequenz, Lead-Nurturing und die Einhaltung rechtlicher Vorgaben eine zentrale Rolle für den Erfolg deiner Marketingaktivitäten.

Wenn dein Unternehmen wächst, sollte auch deine Automationsstrategie mitwachsen. Setze auf Innovation, bleibe flexibel und orientiere dich an aussagekräftigen Daten. Deine Zielgruppe wird dieses Engagement schätzen – und dein Geschäft davon profitieren.

Starte noch heute und entdecke das volle Potenzial der E-Mail-Marketing-Automation.