Die Herausforderung in der Hotellerie
Viele Hotels stehen derzeit unter enormem Druck: Weniger Personal muss immer mehr Aufgaben bewältigen. Besonders deutlich wird das im Bereich der Gästekommunikation. Rezeption, Reservierung und Backoffice verbringen täglich viele Stunden mit der Bearbeitung von E-Mails – sei es für Buchungsanfragen, Änderungswünsche oder allgemeine Fragen rund um den Aufenthalt.
Diese zeitintensiven, oft wiederkehrenden Aufgaben binden wertvolle Ressourcen, führen zu langen Antwortzeiten und verursachen verpasste Verkaufschancen. Die Folge? Unzufriedene Gäste und eine schwächer werdende Kundenbindung.
Wenn aus verpassten Chancen Umsatz wird
Noch gravierender ist, dass aus Zeitmangel wichtige umsatzrelevante Prozesse wie personalisierte Angebote, Upselling-Möglichkeiten oder Feedback-Anfragen häufig unter den Tisch fallen. Das bedeutet: Kein gezielter Verkauf von Zimmer-Upgrades, keine Bewerbung von Spa-Angeboten oder Dinner-Arrangements – also bares Geld, das auf dem Tisch liegen bleibt.
In einem Markt, in dem Gäste schnelle, relevante und digitale Kommunikation erwarten, kann das zum echten Wettbewerbsnachteil werden.
Die Lösung: Automatisierte E-Mail-Kommunikation
Mit einer auf Hotellerie zugeschnittenen Automationslösung lässt sich genau dieses Problem lösen – effizient, datengestützt und mehrsprachig:
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Buchungsanfragen werden sofort beantwortet
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Willkommensmails und personalisierte Angebote werden automatisiert versendet
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Cross- und Upselling-Möglichkeiten werden gezielt ausgespielt
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Feedback wird systematisch und automatisch eingeholt
All das geschieht nahtlos im Einklang mit dem bestehenden Buchungssystem – bei gleichbleibend hoher Qualität der Gästekommunikation.
ROI in Zahlen – ein Rechenbeispiel aus der Praxis
Ein 4*-Superior-Hotel in Graubünden stand genau vor dieser Herausforderung. Die Ergebnisse nach der Einführung der Automatisierung sprechen für sich:
Ausgangssituation:
- Reservierung: 3 Mitarbeitende × 4 Stunden täglich = 12 Stunden
- Rezeption: 3 Mitarbeitende × 2 Stunden täglich = 6 Stunden
- F&B: 1 Mitarbeitende × 1 Stunde täglich = 1 Stunde
- General Manager: 1 Person × 5 Stunden täglich = 5 Stunden
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Täglicher Zeitaufwand für E-Mails: 24 Stunden
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Monatlich: 720 Stunden
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Personalkosten bei CHF 50/Stunde: CHF 36’000
Nach Einführung der Automatisierung:
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Zeiteinsparung: 504 Stunden/Monat
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Ersparnis: CHF 25’200/Monat
Kosten der Lösung:
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Implementierung einmalig: CHF 7’494
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Laufende monatliche Kosten: CHF 2’094
Fazit:
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Nettogewinn: CHF 23’106 pro Monat
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ROI: über 1’100 %
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Amortisationszeit: weniger als 2 Wochen
Mehr als Effizienz: Mehr Umsatz pro Aufenthalt
Neben der enormen Zeit- und Kostenersparnis schafft die Automatisierung einen neuen Standard der Kommunikation. Gäste erhalten personalisierte Angebote zum richtigen Zeitpunkt – was direkt zu mehr Buchungen von Zusatzleistungen führt: Zimmer-Upgrades, Spa-Behandlungen, Restaurantreservierungen oder Late-Check-outs.
Die Gästezufriedenheit steigt, der Umsatz pro Aufenthalt wächst – und das bei weniger Stress für Ihr Team.
Fazit: Digitalisierung, die sich rechnet
Die Automatisierung der E-Mail-Kommunikation ist kein technisches Gimmick – sie ist ein handfester Business Case. Mit einem ROI von über 1’100 % und spürbaren Entlastungen für das Team ist sie eine der rentabelsten Investitionen für Hotels.
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